IT/사)한국전자문서산업협회㈜포스토피아

디지털 비대면시대 ‘전자문서산업’의 새로운 미래를 열다

소비자가 가장 편하고 안전하게 문서를 활용하도록 노력할 터

전 세계적인 코로나 19 확산으로 우리 생활은 물론 업무 환경에서도 많은 변화가 일고 있다. 그동안 대면 업무가 어려운 경우의 대체재에 그쳤던 비대면 업무 시스템은 이제 대안을 넘어 뉴노멀 시대의 대세가 되었으며, 이러한 흐름에 발맞춰 정부는 비대면 산업을 대대적으로 육성한다는 내용을 포함한 디지털 뉴딜 정책을 발표하기에 이르렀다. 이처럼 대세가 된 비대면 업무의 핵심에는 페이퍼리스(종이없는) 솔루션이 있다. 완벽한 비대면 시스템을 위해서는 종이 없이 업무를 처리할 수 있는 환경이 뒷받침되어야 한다. 최근 국회에서는 종이문서 없이 전자문서 단독으로도 법적 효력을 보장하는 전자문서법 개정안이 통과되어 전자문서가 종이 문서를 완전히 대체하는 시대가 도래했음을 예고했다. 정보 유출 위험으로부터 안전하게 보호되고 커스터마이징(custmizing 주문생산)이 자유로운 문서 뷰어와 변환 솔루션, 단순 반복 업무를 대폭 줄이고 업무 효율과 생산성을 극대화하는 인공지능 OCR(optical character reader-광학문자판독장치), 거리와 공간의 제약에서 자유로운 비즈니스를 실현하는 전자계약 솔루션, 사무실 밖 생산 현장을 위한 스마트 팩토리 솔루션까지, 비즈니스 현장의 고민을 해결하는 속 시원한 해법이 속속들이 출현하고 있다. 전자문서의 발전을 위해 오래 전부터 닥쳐올 미래를 예견하며 준비해온 경영인이 있다. 바로 ㈜포스토피아 경영자이자 사)한국전자문서산업협회의 신임회장인 김성규 대표다.

전자문서의 ‘편집・생성’과 ‘유통’을 동시에 담당하다

우리는 너무도 익숙하게 문서의 일차적인 도구로서 종이를 활용해 왔다. 하지만 종이라는 실물에 작성된 문서의 경우, 다양한 한계점을 드러내곤 했다. 분실되거나 소실될 위험이 도사리고 있는 것은 물론, 폐기에도 어려움이 뒤따랐다. 특히 계약서와 같은 문서들은 보관을 전제로 하기 마련인데, 계속해서 쌓여만 가는 다량의 문서를 안전하게 보관한다는 것은 쉬운 일이 아니었다. 이런 현실에서 ㈜포스토피아는 전자문서의 상용화에 기여했으며, 종전에 비해 보다 고도화된 전자문서로의 진화를 구상하고 있다. 전자문서산업에 있어 ㈜포스토피아가 중요한 위치를 차지하고 있는 이유는 이 기업만이 가지고 있던 남다른 역량이 있었기 때문이다.

김성규 대표는 ㈜포스토피아만의 차별화를 이렇게 강조한다.

“전자문서 산업은 전자문서의 편집・생성, 전자문서의 유통, 전자문서의 보관・인증이라는 세 단계로 구분됩니다. ㈜포스토피아는 이중 편집・생성 및 유통을 동시에 담당해 왔습니다. 곧 서식을 편집해서 데이터를 전자문서로 생성하는 시스템뿐만이 아니라 유통하는 시스템까지 확보하고 있는 것이죠.”

사실상 업계에서 이 두 가지를 동시에 진행하고 있는 곳은 ㈜포스토피아가 유일하다고 해도 과언이 아닐 것이다. 그리고 이러한 차별화를 선보일 수 있었던 데는 새로운 것을 향해 도전을 멈추지 않고 소비자에게 최상의 서비스를 제공하려는 ㈜포스토피아만의 경영철학이 뒷받침되고 있었다. 물론 그들의 도전은 여기서 멈추지 않는다. ㈜포스토피아는 산업환경의 변곡점에 서 있는 이 시점에서 또 다른 영역에 도전장을 내밀고 있다.

“전자문서의 유통은 자동화가 되었지만 전자문서의 생성은 아직 자동화 단계에 이르렀다고 볼 수 없습니다. 하지만 저희는 문서 생성의 자동화를 실현하기 위해서도 끊임없이 노력할 것입니다. 이는 우리가 중점적으로 고려하고 있는 목표이기도 합니다.”

사실상 전자문서를 유통하는 부분에 있어서는 다양한 플랫폼이 개발되어 온 만큼 누구나 전자문서 유통에 대해서는 익숙하게 받아들인다. 하지만 김 대표의 말대로 문서가 자동으로 생성되는 것은 상상하기 힘든 영역이다. 그럼에도 ㈜포스토피아가 그 혁신을 일궈낼 것이라고 자신한다. 그가 이런 도전에 확신을 가질 수 있는 것은 이미 빅데이터와 AI의 시대가 도래했기 때문이다. 이제 문서가 자동화되는 상상이 현실로 탈바꿈되는 순간이 찾아올 것이다. 그리고 그 중심에는 분명 ㈜포스토피아가 자리하고 있을 것이다.

㈜포스토피아, 우편시장의 새 역사를 쓰다

㈜포스토피아는 1979년 전산폼지를 생산・판매하는 것을 시작으로 40년간 전산인쇄와 DM우편분야에 종사해 온 한국전산홈(주)의 자회사다. 비록 자회사로 출발하였으나 모기업인 한국전산홈을 흡수합병하여 전자문서 생성·유통 전문회사로 발돋음하고 있다. 그만큼 풍부한 인쇄경험과 편집가공 생성의 기반을 갖추고 있다.

탄탄한 경험과 역량을 토대로 그들은 2003년 우리나라 우편시장의 한 획을 긋는 일에 참여했다. 바로 우체국전자우편 위탁 제작사업자 선정 경쟁입찰에서 낙찰됨에 따라 미래창조과학부(현재 과학기술정보통신부) 우정사업본부와 우체국전자우편 제작에 관한 업무위탁 계약을 체결하게 된 것이다. 그리고 국내 최초로 우체국전자우편시스템과 서비스를 자체 기술과 자본을 투자하고 구축하여 성공적으로 우체국전자우편을 정착시킨 중소기업으로 탄생한 것이다.

이후 ㈜포스토피아는 전국 2,600여개 우체국과 인터넷우체국(epost.kr)을 통해 신개념 우편서비스를 제공하기 시작했다. 전국 9개 제작센터에서 IT와 최신 장비, 기술 노하우를 바탕으로 우편물로 제작하는 국내 유일의 우체국전자우편 서비스를 제공할 수 있게 된 것이다.

2004년 5월부터 2019년 말까지 단독으로 전자우편 제작사업을 담당해 온 ㈜포스토피아는 새로운 시스템으로 전환되어 전자우편 사업을 이어나가고 있다. 올해부터는 우체국 전자우편 제작업체가 다수업체 체제로 전환됨에 따라 전국에 있는 9개 제작센터 중 5개 업체가 제작업체로 지정받게 되었다.

㈜포스토피아가 관리해 온 우체국전자우편은 인사장, 안내문, 홍보물, 고지서 등의 문안과 수신인 주소 파일을 우체국 또는 인터넷우체국에 접수하면, 전산시스템에 따라 배달국이나 인근 9개 제작센터로 전송되는 시스템이다. 구체적으로 소비자가 인터넷 우체국 또는 가까운 우체국 창구를 이용하여 PC에서 내용문과 주소록을 파일로 접수하면 당사의 전국 9개 제작센터 중 수신자의 인접 제작센터에서 one-stop 서비스로 수신인에게 배달된다. 이 경우, 송달기간 단축, 현업 직원들의 업무부담 경감, 업무 프로세스 혁신을 통한 예산의 절감에 기여하게 된다. 여기에 덧붙여 이 시스템은 일반 통상우편에 비해 탄소배출량 및 에너지를 30% 이상 감축시키고 배달시간을 줄이는 미래형 저탄소 친환경 우편 서비스로도 각광을 받아왔다. 그만큼 ㈜포스토피아는 2000년대 초반에 찾아온 정보화 시대의 변곡점에서 우편사업의 변화를 이끌어간 주역으로서 활약했다. 그리고 그 활약은 새로운 변화의 시대를 맞아 더 높은 도약으로 이어지고 있다.

포스트플러스 플랫폼으로 다매체 전송서비스의 시대를 열다

종이우편에서 전자우편으로 갈아타는 추세는 더욱 급속도로 빨라지고 있다. 무엇보다 이제는 전자우편이 인터넷 우편에 모바일 우편으로 세분화되어 활용되고 있는 만큼 변화의 폭은 더 커질 것으로 보인다.

더 나아가 최근에는 KT, 네이버, 카카오 등 인터넷 플랫폼 기반의 3사 외에도 전자문서 유통업체가 늘어나고 있는 만큼 모바일을 기반으로 고지서, 안내문, 내역서, 계약서류 등을 공유하는 것이 상용화되고 있다. 이런 변화의 흐름 가운데서 김 대표는 새로운 도약을 선언했다.

“언컨택트 소비문화가 확산되면서 새로운 소비경향이 등장하고 있습니다. 이에 기업이나 기관, 단체에서는 발빠르게 언컨택트 기술을 사용한 마케팅이나 행정 등을 도입하여 활발히 진행시키고 있습니다. 저희가 새롭게 선보인 포스트플러스는 언컨택트 기술로 탄생한 비대면 다매체 발송서비스입니다”

비대면 다매체 AI 통합발송서비스라고도 할 수 있는 포스트플러스는 비대면 마켓팅의 중요성에 따라 종이우편ㆍ문자ㆍ알림톡ㆍ이메일까지 발송서비스의 모든 것을 하나로 통합한다. 이는 소비자들에게 보다 나은 편의성을 제공하기 위한 그들만의 철학에서 비롯되었다. 특히 이 전송플랫폼은 국내 최초로 On/Off-line 데이터 전송을 가능하게 해 준다. On/Off-line 채널 연계로 다매체 채널과 전자우편을 병행하여 다매체 동시송신이 가능해지면 비용을 절감하는 것은 물론 업무의 효율성을 높일 수 있다. 또한 발송서비스를 더욱 신속하게 처리해준다. 더 나아가 정확한 정보 전달을 위해 문자, 카톡, 이메일 미수신 시, 재전송 시스템과 종이우편 연동시스템을 마련하여 수신율 100%를 보장해주기까지 한다.

여기에 업계 최고의 정보전달률뿐만이 아니라 네트워크 시스템의 이중화를 이끌어내어 안전성을 확보하는 수준까지 이르렀다. 이에 소비자들은 시스템의 장애발생에 완벽히 대비할 수 있으며 인증 받은 정보보호 관리체계(ISMS 인증)를 도입하여 각종 위협으로부터 소중한 정보자산을 보호할 수가 있다.

대기업과 중소기업의 상생관계 구축을 꿈꾸다

산업이 변하면 일자리도 변하게 된다. 누군가는 살아남지만 누군가는 낙오된다. 기업의 입장에서도 마찬가지다. 산업의 변화에 따라 어떤 기업은 도태되고 어떤 기업은 더욱 성장세를 탄다. 그런데 이것은 기업의 역량 문제로만은 판단할 수 없다. 우리의 산업 생태계하에서는 중소기업은 아무리 노력해도 뒤처지는 결과를 맞을 수밖에 없다. 실제로 중소기업은 한국 경제에서 90% 이상의 고용을 책임지고 있는 대들보임에도 불구하고 정부의 지원은 결국 대기업에 집중되곤 했다. 이같은 대기업의 경제적 우위가 중소기업의 참여기회를 박탈해왔다.

지금 모바일이 보편화되고 디지털시대로 전환되는 상황에서도 우려했던 일이 발생하고 있다. 모바일 문서 활용이 확대되면서 대기업의 선점으로 중소기업의 피해 또한 커지기 시작했다. 아날로그 시대의 인쇄·봉투·출력·봉입·제작 등 종이우편 서비스는 중소기업 적합업종이었으나 거대한 대기업이 이를 모바일로 침식하는 것이 대표적인 사례다.

이에 김 대표는 정부의 역할에 따라 이 문제가 개선될 수 있음을 강조한다. 산업이 급변하고 새로운 시스템이 등장할 때, 그에 적응하고 대비할 기회와 시간을 정부가 확보해준다면 대기업과 중소기업 간의 양극화는 해결될 수 있을 것이다.

“중소기업이 대기업과 경쟁하기에는 한계가 있습니다. 대부분 새로운 서비스가 도입될 때에는 어느 정도 제한과 규제를 통해 중소기업을 보호할 필요가 있습니다.”

구체적으로 그는 카카오택시를 언급하며 관련 중소기업에게 세제혜택과 중소기업 보호정책을 시행해야 하며 전자문서 사업에 참여하는 중소기업에 일정 물량을 보장해 주는 제도적 장치의 도입이 절실함을 호소한다. 더불어 전자문서로 업종을 전환하면 정착자금을 저리로 지원하는 것은 물론 통신망 이용과 관련하여 KT 등 통신사에서 운영하는 전용회선 사용 요금할인제도가 도입되어야 함을 강조한다.

물론 이 모든 제안은 중소기업만을 위한 것이 아니다. 중소기업이 살면 선순환을 일으켜 국가경제도 안정적인 구조를 취하게 된다. 결국 이 모든 것은 모두가 상생하기 위한 기초전략이기 때문이다.

한국전자문서산업협회를 통해 전자문서산업의 신도약을 선언하다

김 대표는 경영인에서 한발 더 나아가 대한민국 전자문서산업의 발전을 위해 헌신하고 있다.

사)한국전자문서산업협회가 2020년 2월, 제8대 회장으로 김 대표를 선임한 것이다.

무엇보다 그는 회장으로서 관련 업계의 권익을 대변하기 위해 노력하고 있다. 더불어 협회가 정부와 기업을 이어주는 매개자가 되어야 함을 강조한다.

“전자문서 산업은 일반 정보기술산업과는 달리 법제도의 영향을 강하게 받고 있습니다. 그만큼 협회가 정부와 민간을 연결하는 구심점이 되어야 합니다.”

더 나아가 그는 협회 내 회원사들이 경쟁이 아닌 상생구도를 통해 진일보한 발전을 이뤄나가야 함을 역설한다. 실제로 협회 내 120개사 중에는 전문솔루션을 가진 회원사들이 많다. 그야말로 협회는 우리나라 전자문서 시장을 선도하는 기업들이 한자리에 모여 있는 공동체인 셈이다. 그는 회원사들이 개방형 혁신을 추구하여 파트너십을 이루길 염원한다. 융복합 시대에 살아남을 길은 경쟁이 아닌 협업임을 누구보다 잘 알고 있는 까닭이다.

뿐만 아니라 김 대표는 회장으로 취임한 후 우리나라 전자문서 생성, 유통, 보관ㆍ인증에 대한 새로운 로드맵을 설정하는 일들을 진행하고 있다. 그만큼 향후 그의 행보에 관심이 모아진다. 종이문서와 전자문서를 모두 아우르는 전사적인 혁신을 통해 문서산업의 제2의 도약을 기대한다.

취재 김태균 기자